Pulsen Integration tuntee oppilaitosten tarpeet

Pulsen Integration tuntee oppilaitosten tarpeet – Seinäjoen ammattikorkeakoululle ja
Sedulle moderni käyttäjähallinta

Seinäjoen ammattikorkeakoulu (SeAMK) ja Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Sedu (Sedu) muodostavat
yhdessä reippaasti yli 10.000 henkilön kotimaisen koulutuskeskittymän. Modernisoitu käyttäjähallinta tarjoaa
kivijalan oppilaitosten digitalisaation edistämiseen sekä palveluiden laadun tehostamiseen. Yhteisen it arkkitehtuurin omaavien oppilaitosten it‐ammattilaisten aikaa jää nyt enemmän kehitystyöhön.

 

”Otimme käyttöön uuden Peppi-oppilastietojärjestelmän, ja päätimme samalla uudistaa hankalasti ylläpidettävän käyttäjähallintamme yhdessä Sedun kanssa”, sanoo SeAMKin suunnittelija Veli-Matti Mäkelä.

”Käyttäjähallintamme päivittäminen oli työlästä, ja virheiden selvittäminen teetti valtavasti työtä. Itsekoodattu sovellus vaati erittäin paljon seuraamista ja oli virheherkkä”, kertoo Sedun it-suunnittelija Mikko Kuja-Lipasti.

”Halusimme kokonaisuuden, joka ei juuri vaadi huolenpitoa ja joka on helposti laajennettavissa ja kehitettävissä. Tarvitsimme turvallisen kumppanin, jonka kanssa voimme yhdessä rakentaa laadukkaan käyttäjähallinnan oppilaitostemme tarpeisiin. Palvelutoimittajalta edellytimme osaamista meille tärkeistä tietojärjestelmistä ja kokemusta vastaavista hankkeista.”

”Pulsen Integration täytti kaikki kriteerimme, ja heidän asiantuntijoillaan oli kokemusta eri oppilaitoksille tehdyistä käyttäjähallinnan projekteista”, sanoo Mäkelä.

”Kiinnostuimme myös Pulsenin helppokäyttöisestä Smart Identity Portaalista. Microsoftin Identity Managerin lisenssit meillä olikin jo valmiina.”

 

Tunnukset hallussa koko elinkaaren ajan

 

SeAMKin Peppi-oppilastietojärjestelmään, Sedun Primus-opiskelijatietojärjestelmään ja hr:n Pegasos-tietojärjestelmään integroidun Microsoft Identity Managerin piirissä on oppilaitosten koko henkilökunta, kaikki opiskelijat sekä ulkoiset käyttäjät. SeAMK työllistää lähes 400 henkilöä ja koulussa on noin 5.500 tutkinto-opiskelijaa sekä lisäksi avoimen korkeakoulun opiskelijoita.  Sedussa henkilöstöä on 600 ja opiskelijoita yli 5.000. Opiskelijavirta oli vuonna 2018 Sedussa 12.500.

 

”Voimme nyt hallita henkilöstön ja opiskelijoiden tunnuksia ja käyttöoikeuksia automatisoidusti niiden koko elinkaaren ajan primäärilähteistä saadun tiedon pohjalta entistä tehokkaammin. Automatisoitu käyttäjähallinta on tosi tärkeässä osassa koko oppilaitostemme toimintaa, sillä käyttäjämäärät ovat niin suuria. Käyttäjähallintaan liittyvä työ hoituu nyt aiempaa tehokkaammin. Ulkoiset käyttäjät, kuten kuraattorit ja terveydenhuollon ammattilaiset, ovat myös käyttäjähallinnan piirissä”, sanoo Kuja-Lipasti. ”Saamme tietoomme toimenpiteitä vaativat virheet sekä varoitukset. Käyttäjähallinta vie nykyään muutaman minuutin päivittäin, kun sen parissa meni aiemmin 2-4 tuntia päivässä. Aikaa on vapautunut tuottavampaan tekemiseen.”

 

Henkilöstö ja opiskelijat saavat käyttöönsä opiskeluun tarvittavat työkalut, kuten 0365-ohjelmistot ja sähköpostin. He pääsevät yhdellä tunnuksella tarvitsemiinsa tietojärjestelmiin, palveluihin ja opetusaineistoihin. Tunnuksella voi kirjautua verkkokursseille sekä ilmoittautua opintojaksoille ja kursseille. Tunnukset hoituvat Pulsenin toteuttamalla käyttäjähallinnan ratkaisulla nyt automaattisesti kattaen myös SeAMKin ulkomaiset opiskelijat. ”Käyttäjätunnukset ja pääsyoikeudet poistuvat automaattisesti käytöstä, kun opintojen tai työsuhteen päättyminen on tiedossa”, kertoo Mäkelä.

 

Digitalisaatiota palveleva kivijalka

 

Pulsen tarjoaa oppilaitoksille tukipalvelua sekä ideoita ja osaamista käyttäjähallinnan kehittämiseen. Pulsenin tukipalvelussa toimii vain kokeneita ammattilaisia, joilla on kyky ratkaista haastavimmatkin tukipyynnöt. Tuki- ja ylläpitopalveluiden ansiosta palvelu sopii myös organisaatioille, joilla ei ole omasta takaa IDM asiantuntijoita.

”Saamme nopeasti apua, mikäli emme itse kykene ratkaisemaan toimenpiteitä vaativia tilanteita”, sanoo Kuja-Lipasti. ”Käyttäjähallintaan liittyvien tukitarpeiden ja virheiden määrä on vähentynyt selvästi. Virheiden selvittäminen sujuu nyt tehokkaammin. Asiointia helpottaa se, että me tunnemme heidät ja he meidät. Moderni käyttäjähallinta mahdollistaa ihan eri tavalla digitalisaation edistämisen. Voimme hyödyntää Teamsia ja pilvipalveluita opiskelussa ja opetuksessa yhä tehokkaammin”, kertoo Mäkelä.

Pulsenin, SeAMKin ja Sedun välinen yhteistyö on jatkunut uudistuksen jälkeen tiiviinä mm. kuukausittaisissa seurantapalavereissa. ”Voimme uudistaa käyttäjähallintaamme tehokkaasti, mikäli primäärilähteissämme tapahtuisi muutoksia. Olemme kyenneet optimoimaan O365-lisenssien käyttöä.”

 

”Sharepointin päälle rakennetusta Smart Identity Portalista voidaan hallita kätevästi myös käyttäjien asetuksia. Sharepoint on käyttäjillemme entuudestaan tuttu, ja henkilöstömmekin voi täydentää käyttäjätietoihin esimerkiksi huonetietoja”, kertoo Mäkelä.

 

Oppilaitokset satsaavat käyttäjähallintaan

 

”Oppilaitokset panostavat nyt voimakkaasti identiteetinhallintaan, joka on digitalisaation ehdoton perusedellytys. Tunnemme oppilaitosten prosessit, tietojärjestelmät sekä käyttötarpeet. Tarjoamme ainutlaatuisen itsepalveluportaalin sekä monipuolisen työnkulunhallinnan. Hyödynnämme asiakkaiden olemassa olevia Microsoft-lisenssisopimusten kautta tulevia käyttöoikeuksia. Tarjoamme kattavan raportoinnin käyttöoikeuksista ja rooleista päivittäiseen käyttöön sekä auditointiin Microsoft Power BI:llä. Raportit kertovat kuka pääsee käsiksi ja mihin järjestelmiin”, kertoo Pulsen Integration Oy:n senior IAM-arkkitehti Ilkka Nissinen.

 

Pulsen tarjoaa myös selkeän tiekartan identiteetinhallinnan kehittämiseen ja toimii tiiviissä yhteistyössä Microsoftin oppilaitostiimin kanssa.